Как повысить эффективность работы?

Ни для кого не секрет, что существует много способов повысить эффективность работы, начиная с содержания в порядке рабочего места и до применения различных технологических новшеств. Повысить производительность и эффективность работы помогут следующие вещи.

Держите реальное и виртуальное рабочее место в порядке

  1. Чтобы повысить эффективность работы, прежде всего, обустройте свое рабочее место так, чтобы Вы чувствовали себя комфортно. Обязательно постоянно убирайте со своего рабочего стола ненужные бумаги и вещи. Пусть на Вашем столе будут только те вещи, которыми Вы сейчас пользуетесь. После окончания работы с материалами немедленно убирайте их на место. Сразу разделяйте срочную и важную и несрочную корреспонденцию.
  2. Систематизируйте папки и файлы в компьютере в удобном для вас порядке, это позволит улучшить качество работы. Регулярно чистите рабочий стол на компьютере от «мусора». При передаче информации в случае производственной необходимости делайте копии.
  3. Для доступа к своим файлам с разных компьютеров и сохранения важной информации используйте облачные хранилища (Google DriveЯндекс.ДискDropbox и т.п.) .
  4. Постарайтесь создать оптимально удобную для вас систему хранения информации в своем компьютере. Определите способ классификации и варианты оформления документов. Унифицируйте стандартные ситуации.
  5. Учитывая существующие в современном мире разновидности вирусов, перестрахуйтесь, продублировав имеющуюся важную информацию на нескольких флешках или облачных хранилищах, как я указывал в пункте 3. Ежемесячно наводите порядок в файловой системе, удаляйте ненужное. При пользовании электронной почтой чистите спам.
Чтобы повысить эффективность работы, рабочий стол должен быть в порядке
Чтобы повысить эффективность работы, рабочий стол должен быть в порядке

Будьте в курсе новостей Вашего бизнеса

Для того чтобы постоянно быть в курсе новостей, необходимо регулярно просматривать газеты, журналы, сайты, имеющие отношение к вашему бизнесу. По мере снижения актуальности удаляйте ненужную информацию. А прежде чем сохранить информацию, хорошо обдумайте, насколько полезна она для вашего бизнеса. Этот пункт также может повысить эффективность работы, т.к. Вы знаете что, где и почему происходит, Вы всегда в курсе всех событий.

Выделяйте время на планирование времени

Отводите специальное время для сбора, обработки, анализа и систематизации информации, от ненужной сразу избавляйтесь. Необходимо планировать свое время.

В начале работы постарайтесь набросать общий план, чтобы представлять не только масштаб работы, но самое главное — выстроить логическую цепочку.

Если Вы испытываете определенные трудности при планировании, то начните писать с любого места, напишите хоть что-нибудь. Можно писать отдельными частями, а потом систематизировать и соединить все в окончательный вариант. Если приходит какая-либо мысль, относящаяся к любой части плана, то обязательно запишите ее. Затем Вы сведете их в логично выстроенный план. Если Вы думаете что, Вам не составит труда вспомнить все приходящие в голову идеи, то Вы ошибаетесь.

Ведите здоровый образ жизни

Занимайтесь спортом, правильно питайтесь, спите необходимое количество Вам времени и Вы будете чувствовать себя уверенным и здоровым человеком, что, несомненно, поможет Вам повысить эффективность работы.

Придерживайтесь распорядка дня, чтобы повысить эффективность работы
Придерживайтесь распорядка дня, чтобы повысить эффективность работы
Следите за артериальным давлением, ведя здоровый образ жизни
Следите за артериальным давлением, ведя здоровый образ жизни

Используйте телефонные разговоры с умом

Ни один современный бизнес не может существовать без телефонной связи. Эффективное использование коммуникационных средств значительно облегчит работу и значительно повысить эффективность работы, а планирование телефонных переговоров сэкономит достаточное количество времени.

Ежедневно составляйте список необходимых телефонных звонков и отведите для этой цели наиболее удобное время. Определите цель звонка и подготовьте план, который поможет Вам проконтролировать, все ли намеченные вопросы были затронуты в процессе переговоров. Делайте необходимые пометки и вычеркивайте пункты по мере их проработки. На первое место ставьте наиболее важные и срочные звонки, иначе говоря, разделите их на группы. Если один номер занят, то попробуйте дозвониться по другому, принадлежащему к той же группе.

При проведении телефонных переговоров четко придерживайтесь намеченного плана, изменяя тему лишь в экстренных случаях, поскольку отступление способно поглотить большое количество дорогостоящего времени. Лимитируйте свои телефонные переговоры и старайтесь придерживаться отведенных для этих целей сроков.

Не увлекайтесь пользованием голосовой почтой (автоответчик), поскольку она эффективна, когда не требуется личный контакт, однако эта форма исключает живое общение и возможность компромисса.

Делайте пометки при чтении, чтобы повысить эффективность работы

При ознакомлении с новой информацией старайтесь делать сразу пометки в заинтересовавших Вас материалах, так как письменные материалы быстро накапливаются. Вы будете отбрасывать ненужные материалы, оставляя лишь нужные вещи, тем самым Вы сможете повысить эффективность работы.

При просмотре ежедневной прессы применяйте метод скорочтения. Бегло просматривайте и выделяйте ключевые фразы из текста, чтобы иметь общее представление о содержании.

Согласовывайте свои планы с другими коллегами

Успешная реализация Ваших планов во многом зависит от людей, с которыми Вы работаете. Обязательным условием совместной деятельности является умение согласовывать свои планы с интересами коллег. Неожиданный визит может нарушить Ваш график на целый день. Если вдруг у вас произошла незапланированная встреча, и Вы хотите ее быстро завершить, то самый лучший способ — это просто не садиться во время нее.

Оберегайте себя от несанкционированных мероприятий и в свою очередь с уважением относитесь к чужому времени, не позволяйте себе без веской на то причины нарушать планы других людей. Людей, забирающих чужое время называют «пожирателями времени«. Не будьте ими. Например, если Вы решите собрать экстренное совещание, не предупредив тех, кому необходимо подготовить определенный материал для проведения данного мероприятия, то время Ваше и Ваших коллег будет, скорее всего, бездарно и безвозвратно потеряно, а все планы, намеченные на день, полностью нарушены. Поэтому старайтесь всегда обдумать и согласовать совместные действия с планами других людей.

Если Вы собираетесь провести совещание, то, прежде всего, обдумайте его целесообразность. Нужно определить оптимальный для всех срок проведения встречи, количество участников, повестку дня, место проведения, подготовить материал, выделить время на дорогу и продумать свои дальнейшие действия, связанные с этой организацией. Иногда бывает достаточно личных или телефонных переговоров с каждым в отдельности.

Готовьтесь к встречам

Обычно на проведение встречи уходит львиная доля времени. Чтобы оно не прошло даром, необходимо приложить усилия, чтобы каждая проведенная встреча достигла своей цели. Старайтесь тщательно готовиться к встречам и не допускайте отступлений от намеченной темы. Всегда уважайте мнение других людей, даже не смотря на то, что оно может не совпадать с Вашим, давайте людям возможность высказаться. Старайтесь лимитировать время проведения своих встреч, чтобы не выбиваться из запланированного графика. Можете попросить коллегу или секретаря прервать вас, если встреча затянется дольше намеченного для ее проведения времени.

Рассмотрение спорных вопросов лучше проводить в конце дня, чтобы избежать пространных разговоров, поэтому начинать лучше с простых вопросов, требующих конкретных решений. Но не тратьте время на посещение и проведение ненужных встреч. Предварительно определите степень важности для вас того или иного мероприятия и возможные перспективы. Если во время встречи появляются дополнительные вопросы, то отведите для них время в конце, чтобы не нарушать запланированный ход обсуждения важных задач.

Пытайтесь пробыть в командировках с пользой

Возможно, Вам часто придется быть в долгосрочных командировках, то оцените степень оправданности в будущем сумм израсходованных на нее денег, ее целесообразность. Если все же поездка необходима, то возьмите с собой работу, которую можно выполнить в дороге или во время ожидания. Использование времени ожидания с пользой для дела принесет не только результат, но и удовлетворение от эффективно проведенного времени.

Планирование отпусков

Планирование отпуска лучше делать заранее, в периоды, когда Вы наименее загружены, что позволит равномерно распределить нагрузку на другие дни. Такое планирование позволит избежать потери уверенности в своих силах из-за эмоциональных и физических перегрузок.

Ваша основная задача состоит в том, чтобы спланировать и согласовать свое время и время подчиненных. Каждый человек индивидуален, поэтому люди по-разному реагируют на одну и ту же ситуацию. Прежде чем огласить определенное решение, подумайте, как его представить в целях наилучшего восприятия. При распределении времени каждого учитывайте его личностные особенности (семейное положение, его цели и задачи, темперамент, опыт и знания), а также настрой в коллективе, поскольку настроение коллег может влиять на поведение отдельного человека.

Итого

Повысить эффективность работы можно следующими способами:

  1. Поддерживайте свой рабочий стол в чистоте и порядке;
  2. Читайте новости из сферы Вашего бизнеса;
  3. Выполняйте ежедневно планирование времени;
  4. Ведите здоровый образ жизни;
  5. Благоразумно используйте телефонные разговоры;
  6. При чтении материала делайте пометки;
  7. Учитывайте планы других людей, согласовывая с ними свои;
  8. Готовьтесь к встречам;
  9. Пытайтесь использовать командировки с пользой;
  10. Планируйте отпуск.

Читать далее:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *